Cách viết thư thương mại
Bạn đang xem: Cách viết thư thương mại
Trong doanh nghiệp, việc áp dụng thư tín để tiếp xúc với các đối tác bên ngoài cũng như nội bộ công ty rất phổ biến. Bởi vì vậy, người viết cần phải nắm được những tin tức căn bản về thư tín thương mại để có thể truyền tải tin tức hiệu quả.
Giới thiệu thông thường về thư tín mến mại
Thư tín thương mại đóng vai trò đặc biệt trong giao thương mua bán hiện nay. Đây là một trong những cách đàm phán đơn giản dễ dàng và dễ tiến hành và được áp dụng như là một trong những phương luôn thể trao đổi tin tức trong lĩnh vực kinh doanh. Trong thời kỳ trái đất hóa hiện nay, hầu hết các thư phần lớn được viết bởi tiếng Anh với kết cấu chặt chẽ.
Thư tín thương mại dịch vụ phản ánh sự chuyên nghiệp hóa cũng như năng lượng của tín đồ viết thư, thậm chí còn còn là thay mặt đại diện hình hình ảnh của một công ty. Giao tiếp bằng thư tín dịch vụ thương mại một phương pháp hiệu quả rất có thể thúc đẩy mối quan hệ tuy vậy phương xuất sắc đẹp giữa hai doanh nghiệp. Trái lại, việc giao tiếp qua thư từ ko hiệu quả hoàn toàn có thể gây ra nhiều vấn đề, như dẫn cho hiểu nhầm, không nên sót, đủng đỉnh trong việc kinh doanh, cũng như tác động không giỏi đến quan hệ giữa cá nhân và tập thể.
Trong doanh nghiệp, việc áp dụng thư tín để tiếp xúc với những đối tác bên phía ngoài cũng như nội bộ doanh nghiệp rất phổ biến. Vày vậy, tín đồ viết cần phải nắm được những tin tức căn phiên bản về thư tín thương mại để có thể truyền tải tin tức hiệu quả.
Các một số loại thư cơ bản
Xét về các bước trong giao dịch, thư tín thương mại dịch vụ có thể chia thành các các loại như sau:
Enquiry (thư hỏi hàng)
Reply lớn enquiry (thư vấn đáp thư hỏi hàng)
Quotation (thư báo giá)
Offer (thư chào hàng)
Order (thư để hàng)
Complaint (thư năng khiếu nại)
Reminder (thư đề cập nợ)
Bên cạnh đó, còn nhiều nhiều loại thư khác dựa vào vào mục đích trao đổi tin tức của tín đồ viết.
Bố cục của thư tín thương mại dịch vụ tiếng Anh
Dưới đấy là ví dụ một lá thư dịch vụ thương mại hoàn chỉnh:
Các nội dung của bức thư được trình diễn với cấu trúc cụ thể như sau:
Địa chỉ bạn gửi | Bregade 51 DK 1260 Copenhagen K DENMARK |
Ngày tháng | May 24th 2020 |
Địa chỉ fan nhận | Compuvision Ltd Warwick House Warwick Street Forest Hill London SE29 1JF UK |
Dòng giữ ý | For the attention of the Sales Manager |
Lời chào | Dear Sir or Madam |
Nội dung lá thư | Please would you send me details of your DVD clip systems.I am particularly interested in the Omega range. |
Phần kết | Yours faithfully |
Chữ kí | B. Kaseen (Ms) B.Kaseen |
(Nguồn Oxford Handbook of Commercial Correspondence)
Địa chỉ fan gửi
Địa chỉ bạn gửi thường đặt tại phía góc buộc phải của tờ giấy. Việc đặt địa chỉ cửa hàng người gửi ở góc trái tờ giấy vẫn được chấp nhận, nhưng bí quyết sử dụng này không phổ biến. Địa chỉ bạn gửi hay được viết theo bố cục tổng quan Blocked (các cái không thụt lùi vào đầu dòng).
Ngày/ tháng/ năm
Ngày tháng thường được viết dưới địa chỉ người gửi, biện pháp một dòng. Vào trường phù hợp thư tất cả tiêu đề, ngày tháng hay được viết làm việc phía lề phải của trang giấy, tháng không được viết thành số
Đuôi của từ bỏ chỉ ngày (-th, -rd, -st) hoàn toàn có thể được lược bỏ. Ví dụ như 1st January có thể viết là 1 trong January, với viết hoán đổi lắp thêm tự giữa tháng ngày đều đồng ý được, lấy ví dụ như 1 February tuyệt February 1. Lưu giữ ý, sàng lọc thứ tự như thế nào thì cũng cần sự nhất quán xuyên suốt lá thư.
Địa chỉ fan nhận
Được viết dưới địa chỉ người gửi cùng được căn lề trái. Nếu bạn gửi biết thương hiệu của bạn nhận, tín đồ viết viết tên người nhận sinh sống dòng thứ nhất của địa chỉ, lấy một ví dụ Mr.Nam Nguyen.
Nếu lần chần tên, chỉ biết vị trí phục vụ của người đó, người viết có thể viết The Sales Manager (Trưởng phòng kinh doanh), The sale Director (Giám đốc Marketing),…Thậm chí tín đồ viết còn rất có thể đề fan nhận là cả một phòng ban trong một công ti,ví dụ như Human Resources Department (Phòng Nhân sự), Sales & sale Department (Phòng sale & Marketing),…
Trong trường hợp người gửi lần khần gì về công ty, lần khần người/ phòng ban đề xuất gửi một cách bao gồm xác, người viết chỉ cần viết thương hiệu của công ty. Sau tên của bạn nhận/ chống ban/ công ty, máy tự của add nên như sau:
Tên của tòa nhà
Số của tòa nhà, tên đường
Tên thành phố và mã bưu chính
Tên quốc gia
Dòng lưu giữ ý
Được viết sau showroom của người nhận. Đây là phần không cần trong lá thư. Tuy vậy dòng để ý sẽ giúp nhấn mạnh về thông tin của bạn nhận để tăng cường tính bảo mật thông tin của lá thư hơn.
Ví dụ: For the attention of the Sales Manager
Lời chào
Anh | Mỹ | |
Trang trọng (gửi tới người chưa rõ đích danh) | Dear Sir (người bọn ông chưa rõ tên) Dear Madam (người phụ nữ chưa rõ tên) Dear Sir or Madam hoặc Dear Sir/ Madam (giới tính không rõ) Dear Sirs (tới cơ sở hoặc cả công ti) | Dear Sir: Gentlemen: |
Ít trang trọng hơn (gửi tới tín đồ đã rõ đích danh) | Dear Mr/ Mrs/ Miss/ Ms + họ Dear + tên | Dear Mr/ Mrs/ Miss/ Ms + họ Dear + tên |
Nội dung của bức thư
Nội dung sẽ phụ thuộc vào vào thể một số loại thư là gì (thư xin chào hàng, hỏi hàng, …)
Ví dụ so với thư để hàng:
We thank you for your offer No. 303 và have pleasure in placing an order on the following terms & conditions:
Commodity: Rush mats
Quality và specifications: as per attached specifications & designs
Quantity: 5000 pieces
Unit price: USD 0.445/ piece CIF Hamburg, including packing
Packing: to be wrapped in strong rush-matting hooped in iron wires, đôi mươi pieces in one bale an marked …
Delivery: 3000 pieces in…, 2000 pieces in…
Payment: by irrevocable L/C & confirmed by London Commercial bank opened 15 days prior lớn the first shipment. The goods are required lớn be insured under “All risks” term khung warehouse in vn to warehouse in Hamburg.Please confirm your acceptance of this order and your acceptance should reach us not later than 14 days after the date of this order.We look forward to receiving your soon reply.
Đối với bức thư mua hàng này, bạn viết đã chỉ ra các thông tin quan trọng cho 1-1 đặt hàng của mình (tên sản phẩm, số lượng, chất lượng, giá chỉ cả, phương thức thanh toán, số lượng hàng giao…)
Blocked style (Viết ko thụt lùi đầu dòng, mỗi đoạn phương pháp nhau một dòng) được sử dụng thông dụng nhất
Lời kết
Bắt đầu | Kết thúc |
Dear Sir. Dear Sir, Dead Madam, Dear Sir/ Madam | Yours faithfully |
Dear Mr/Mrs + tên | Yours sincerely |
Lá thư với người bạn thân thiết hoàn toàn có thể kết với trường đoản cú “Best wishes”
Người Mĩ kết thư long trọng với “Yours truly”, hay “Truly yours”. Mặc dù nhiên, điều này lại không thông dụng trong thư tín của bạn Anh.
Dấu phẩy đằng sau các cụm lời kết rất có thể có hoặc không.
Lời kết hay căn lề trái.
Chữ kí
Chữ kí bao gồm chữ kí tay của fan viết và tiếp chính là khối chữ ký bao gồm tên cùng vị trí các bước của bạn gửi thư
Ngoài ra còn tồn tại các phần như:
Tiêu đề thư
Tiêu đề thư được viết trên cùng của một bức thư khắc ghi những tin tức cơ bạn dạng của một công ty lớn như logo, tên thương hiệu, địa chỉ, email, số điện thoại…
Ví dụ: FOOTSTEP PRODUCTIONS LTD
8 Driscoll House 19 Southampton Street London WC2E 7QG United Kingdom
Telephone: 071-836-990
Đính kèm
Nếu bức thư có tài liệu gắn thêm kèm, tại vị trí cuối thường được viết “Enc.” hoặc “Encl.”
Số liệu của tư liệu cũng hoàn toàn có thể được liệt kê.
Ví dụ: Encl. Order no.123
Hoặc Encl. Bill of lading (2 copies)
Per pro
Từ Per pro được viết tắt là P.P tức là đại diện, đại diện cho ai đó, cùng được thực hiện khi trợ lí/nhân viên cấp dưới kí thay mặt cho giám đốc/ người cấp trên của họ. Per pro xuất hiện trong phần chữ kí.
Đặc điểm của thư tín dịch vụ thương mại tiếng Anh
Độ dài
Người viết cần lưu ý đến lượng thông tin được truyền cài qua thư đủ cân nặng đối, hợp lý để bạn nhận hiểu. Phong thái viết cũng như ngôn ngữ sử dụng sẽ tác động tới độ dài của bức thư.
Thứ tự
Bức thư cần được sắp xếp theo như đúng logic. Mỗi ý tưởng, tin tức phải gồm sự link với nhau. Fan viết không nên liên tiếp chuyển từ chủ thể này sang công ty để khác khi không làm rõ chấm dứt điểm tin tức ở mỗi công ty đề.
Xem thêm: Tử Vi Hôm Nay, Xem Tử Vi 12 Con Giáp Ngày 26/3/2022, Tử Vi Hàng Ngày 12 Con Giáp, Tử Vi Hàng Tuần
Phong biện pháp và ngôn ngữ
Tính đối chọi giảnNgôn ngữ của một bức thư giao dịch trong dịch vụ thương mại quốc tế rất cần được giữ tại mức độ đối chọi giản, dễ dàng hiểu cho những người nhận tranh áp dụng ngôn ngữ mang tính học thuật vượt cao. Dưới đấy là hai phiên bản khác nhau mặc dù cùng tất cả mục đích lý giải lí bởi vì sự lờ đờ trong việc thanh toán khoản nợ tuy nhiên lại khác nhau trong phong cách và ngữ điệu viết.
*Phiên bạn dạng thứ nhất:Dear Sir/ MadamI beg to lớn acknowledge receipt of your letter of the 15th inst. In connection with our not clearing our account, which was outstanding as of the end of June.Please accept our profuse apologies. We were unable lớn settle this matter due khổng lồ the sudden demise of Mr Noel, our Accountant, and as a result were unaware of those accounts which were khổng lồ be cleared. We now, however, have managed to lớn trace all our commitments & take pleasure in enclosing our remittance for L2,12O, which we trust will rectify matters.We hope that this unforeseen incident did not in any way inconvenience you nor lead you to lớn believe that our not clearing our balance on the due date was an intention on our part lớn delay payment.We remain, yours, etc…
* Phiên phiên bản thứ hai:Dear Mr Aldine,I am replying lớn your letter of 15 July asking us to lớn clear our June balance.I apologize for not settling the tài khoản sooner, but due to the unfortunate death of Mr Noel, our Accountant, there have been delays in settling all of our outstanding balances.Please find enclosed our cheque for L2, 720, and accept our apologies for any inconvenience.Yours sincerely
Các từ ngữ cần sử dụng trong phiên phiên bản thứ nhất gần như trực tiếp (I am replying, I apologize), từ ngữ đối kháng giản, dễ dàng nắm bắt (unfortunate death, delays in settling, ..). Cách trình bày nội dung đối kháng giản, trọng tâm. Đoạn 1 lý giải lí vì chưng viết thư, đoạn 2 lý giải rõ lí bởi không giao dịch thanh toán nợ đúng hạn cùng đoạn 3 yêu cầu lỗi kèm thông tin về số tiền nợ được thanh toán.
Trong lúc đó, phiên bạn dạng thứ nhất sẽ gây khó hiểu cho người nhận với các từ ngữ tinh vi (profuse apologises, demise, …), các cấu trúc mang tính gián tiếp, ko trực tiếp diễn giải rõ ý (unaware of those accounts which were to be cleared, an intention on our part to lớn delay payment.)
Phiên bản thứ nhị sẽ có lại công dụng cao rộng trong giao tiếp thư tín dịch vụ thương mại tiếng Anh.
Tính kế hoạch sựLịch sự là 1 trong yếu tố đặc biệt cần được chăm chú để tránh tạo cho người đọc ấn tượng không giỏi hay cảm xúc bị xúc phạm.Dưới đây là hai bức thư nhắc nợ. Cùng với một nội dung, nhưng phong thái viết khác nhau sẽ khiến ngược gọi có tuyệt hảo khác nhau so với người viết.
*Phiên phiên bản 1:Dear Mr.RohnI’ve already written to lớn you concerning your debt of 1,994 USD. This should have been cleared three months ago. You seem unwilling to lớn co-operate in paying us. We’ll sue you if you vì chưng not clear your debt within the next ten days.Yours. Etc.
*Phiên phiên bản 2:Dear Mr RohnI refer to lớn our previous letter sent on 10 October in which you were asked to lớn clear the balance of 1,994 USD on your account, which has been outstanding since July. As there has been no reply, I shall have to lớn consider handing over the matter khổng lồ our solicitors. However, I am reluctant to vì chưng this & am offering a further ten days for the tài khoản to be settled.Yours sincerely
Ở phiên bạn dạng thứ nhất, các câu khôn cùng ngắn gọn. Người viết còn sử dụng từ viết tắt (I’ve, We’ll), câu chủ động mang tính chất đe dọa (We’ll sue you if…)
Ở phiên phiên bản thứ hai, bạn viết thực hiện câu phức tất cả đại từ quan hệ nam nữ (I refer lớn our previous letter sent on 10 October in which you were asked khổng lồ clear the balance of 1,994 USD on your account, which has been outstanding since July), kết cấu bị động, (for the trương mục to be settled), những từ viết đúng thể, không viết tắt (there has, I shall, I am…)
Có thể thấy phiên phiên bản thứ hai, fan viết diễn đạt sự cứng ngắc nhưng vẫn đầy kế hoạch sự, tôn trọng người đọc. Phiên phiên bản thứ hai sẽ sở hữu lại kết quả cao rộng trong tiếp xúc thư tín yêu quý mại.
Sự rõ ràng
Bất kì mô hình thư tín làm sao nói tầm thường và thư tín thương mại dịch vụ tiếng Anh nói riêng mọi cần bảo vệ tính rõ ràng về nội dung. Mọi lỗi gây ra sự cực nhọc hiểu đến bức thư thường vì các vì sao như sau:
Viết tắtChỉ đề xuất dùng viết tắt khi tất cả sự thống độc nhất vô nhị cả nhị bên; hoặc đó là đầy đủ từ viết tắt phổ biến và thịnh hành (ví dụ các quy định CIF, FOB; các tổ chức thế giới như EU, các non sông trên trái đất như UK ,..)
Con sốDiễn giải về con số hoàn toàn có thể gây nhầm lẫn. Ví dụ, nhằm diễn giải số thập phân, bạn Mĩ và người Anh sử dụng dấu chấm, còn bạn châu u lại sử dụng dấu phẩy. Ví dụ, với bé số biểu đạt ý nghĩa “hai mươi tứ phẩy bảy trăm hai hai”, một người Anh với Mĩ đang viết là 24.722 còn tín đồ châu u sẽ viết là 24,722 (nhưng số lượng này lại tức là “hai bốn nghìn bảy trăm hai hai” với người Anh hoặc Mĩ)
Có thể ghi cả chữ cùng số để tránh gây nhầm lẫn. Lấy ví dụ 10,995.50 (ten thousand nine hundred and ninety-five pounds fifty pence)
Giới từMỗi giới từ khi được sử dụng trong câu đông đảo thể hiện ý nghĩa sâu sắc riêng. Vị vậy, nếu tín đồ viết không chú ý, bạn nhận thư có thể sẽ gọi nhầm văn bản được truyền tải.
Ví dụ, trong ba câu bên dưới đây, bao gồm một sự khác hoàn toàn rất lớn:
The price has been increased lớn 50 USD (Giá tăng cho tới 50 USD)
The price has been increased by 50 USD (Giá tăng một khoảng là 50 USD)
The price has been increased from 50 USD (Giá tăng trường đoản cú 50 USD)
Sự bao gồm xácLỗi thiết yếu tảNgười viết yêu cầu nhớ kiểm soát lỗi chính tả trước lúc gửi thư. Các lỗi bao gồm tả tuy gồm thể bé dại nhưng sẽ gây cho người đọc ấn tượng không tốt về phiên bản thân người viết và bao gồm công ti họ đã đại diện. Người viết rất có thể đọc lại những lần trước lúc gửi, hoặc gửi cho những người khác phát âm thử trước lúc gửi bức thư đồng ý để tránh phần đa lỗi không nên không xứng đáng có. ở bên cạnh đó, sử dụng các công nắm kiểm tra chủ yếu tả tự động sẽ giúp người dùng hạn chế lỗi.
Tên, chức danh, địa chỉViết đúng mực tên, địa chỉ, chức danh. Nếu fan viết do dự đích danh tín đồ gửi, người viết không nên đề Dear Sir hoặc Dear Madam, mà nên ghi rất đầy đủ Dear Sir/ Madam. Hoặc nếu bạn viết biết thương hiệu của tín đồ nhận và do dự giới tính của họ, tốt nhất có thể nên viết Dear Mr/ Ms + tên.
Giá cả, đơn vị chức năng đo lườngNgười viết phải sự rõ ràng, đúng chuẩn và rõ ràng trong câu hỏi đề cập đến ngân sách chi tiêu hay đơn vị tính toán trong thư tín yêu đương mại, đặc biệt trong bài toán báo giá/ đặt đối kháng hàng. Việc thiếu rõ ràng, đúng mực trong khâu này sẽ gây nên thiệt hại đáng kể.Ví dụ vào thư xin chào hàng:Commodity: Trouser suits sizes 8-16 in white, yellow, read. Sizes 14 – 16 in pink. 2650 per 100 units (con số 2650 chỉ mức ngân sách cho 100 thành phầm nhưng tín đồ viết lại quên đề cập đến đơn vị tiền tệ, ví dụ như USD, pound, …)
Các phần gắn kèmNgười viết cần kiểm tra trước khi gửi sẽ đính kèm không hề thiếu các tư liệu với bức thư chưa và đồng thời, chất vấn liệu phần tài liệu đó bao gồm đúng với nội dung của bức thư không.
Tổng kết
Việc viết thư tín dịch vụ thương mại tiếng Anh tuy không thực sự phức tạp nhưng tín đồ viết cần phải tuân thủ một vài quy tắc để biểu lộ tính bài bản của người viết nói riêng và cả công ti nói chung. Văn phong tương tự như cách trình diễn của thư tín thương mại dịch vụ tiếng Anh bao gồm đôi phần khác so với những loại bài viết khác. Vị vậy, fan viết cần có sự chuẩn chỉnh bị, tìm hiểu thêm và rèn luyện kĩ càng để viết ra gần như bức thư đạt công dụng cao nhất, truyền tải không chỉ có đúng đầy đủ thông tin cơ mà còn bài bản và định kỳ sự
