Cách viết mail cho khách hàng bằng tiếng anh

     
*
Cách viết thư trong giờ đồng hồ Anh

Vì bây giờ việc sử dụng email bằng tiếng Anh ngày càng đặc biệt quan trọng và bức thiết, từ các bức thư rất dễ dàng và đơn giản như cảm ơn, xin lỗi, thư mời,… trong đời sống hàng ngày cho đến thư xin bài toán hay thư tín trong giao dịch thương mại,… Hôm nay, hoctronews.com ENGLISH xin tổng vừa lòng lại giải pháp viết thư trong giờ đồng hồ Anh. Cùng hoctronews.com ENGLISH bài viết liên quan nhé!


1. Kết cấu của một bức thư

Salutation & Greeting (Chào hỏi)Opening comment (Câu xin chào hỏi ban đầu)Reasons for writing (Lý bởi vì viết thư)Main point (Nội dung chính)Concluding sentence (Kết thúc email)Signing off (Ký tên)
*
Cách viết thư trong tiếng Anh

2. Greeting – chào Hỏi

Nếu chúng ta đã biết tên người nhận.

Bạn đang xem: Cách viết mail cho khách hàng bằng tiếng anh

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),

Ví dụ: Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen,

Nếu quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name.

Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly,….

Trong trường hợp trọng thể hơn, hoặc lúc bạn chưa biết thông tin bạn nhận.

Ví dụ: “To whom it may concern,” hoặc “Dear Sir/Madam,”

3. Opening phản hồi – Hỏi Thăm

a. Hỏi sức khỏe (thân mật)

Ví dụ: How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo bước này vắt nào?)

b. Hỏi thăm (trang trọng)

Ví dụ:

I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)

I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô tất cả một kỳ nghỉ vào buổi tối cuối tuần vui vẻ.)

c. Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng “thank you”

Ví dụ:

Thank you for contacting ABC Company. (Cảm ơn vì chưng đã liên hệ tới công ty ABC)

Thank you for your prompt reply (Cảm ơn do đã hồi đáp)

Thank you for getting back to me (Cảm ơn sẽ hồi đáp)

d. Reasons For Writing: lý do Viết Thư

I am writing to + ….

Xem thêm: Đừng Vội Làm Quá Khứ Của Nhau 1, Dung Voi Lam Qua Khu Cua Nhau

Ví dụ:

I am writing to enquire about…(Tôi viết thư nhằm yêu cầu….)I am contacting you for the following reason (Tôi viết thư này vì vì sao sau)I recently read/heard about … & would like to know… (Tôi cách đây không lâu được thông báo về… và hy vọng biết…)I received your address from …..and would like to … (tôi dấn được showroom của những anh từ… và mong muốn được biết…)
*
Cách viết thư trong giờ đồng hồ Anh

4. Main Point – văn bản Chính

Phần này đề cập tới văn bản chính bạn muốn gửi tới tín đồ nhận, tiếp theo sau phần nguyên nhân viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một vài dạng sau, chúng ta nên nhớ những cụm từ quan trọng để khi viết thư mang lại tiết kiệm thời hạn nhé.

Dạng 1: Referring to lớn previous matters (Đề cập đến các vấn đề đã thương lượng trước đó)

Further khổng lồ our conversation, I’m pleased lớn confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như bọn họ đã trao đổi, tôi rất vui được xác thực lịch hẹn của bọn họ vào hồi 9:30 sáng sủa thứ tía ngày 7 mon 1.)As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)Regarding … / Concerning … / With regards to lớn … (Về vấn đề… / liên quan đến… / tương quan với…)As you told me,… (Như các bạn đã nói cùng với tôi…)As you mentioned in the previous one,… (Như chúng ta đã đề cập trước đó…)As I know what you wrote me,… (Như những gì chúng ta đã viết cho tôi…)

Dạng 2: Making a request (Yêu cầu)

I would be grateful if … (Tôi sẽ hàm ơn nếu…)I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu như khách hàng có thể… )Could you tell me something about …? (Bạn rất có thể cho tôi biêt về…)I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt ý muốn biết…)I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm tới sự việc có thêm chi tiết về việc…)Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông rất có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học viên của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?)I would lượt thích to ask your help … (Tôi mong muốn nhờ sự trợ giúp của anh về…)

Dạng 3: Giving good news (Thông tin báo tốt)

We are pleased lớn announce that …(Chúng tôi vô cùng vui lúc được thông báo rằng..)I am delighted lớn inform you that ..(Tôi cực kỳ vui lúc báo với anh rằng…)You will be pleased lớn learn that …(Anh đang hài lòng khi biết rằng….)

Dạng 4: Giving bad news (Thông báo tin xấu)

We regret to lớn inform you… (Chúng tôi hết sức tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)It is with great sadness that we… (Vô thuộc thương nuối tiếc báo tin…)After careful consideration we have decided… (Sau khi đang xem xét cân nặng nhắc, kỹ lưỡng shop chúng tôi đã quyết định…)I am writing in reply to lớn your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà giữ hộ ngày 4 mon 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của doanh nghiệp ông/bà)

Dạng 5: Complaining (Phàn nàn)

I am writing lớn express my dissatisfaction with …(Tôi ý muốn bày tỏ sự ko hài lòng của chính mình về…)I am writing to lớn complain about … (Tôi viết thư này nhằm phàn nàn về…)Please note that the goods we ordered on ( date ) have not yet arrived. (Làm ơn chú ý rằng hàng shop chúng tôi đặt vào ngày… vẫn không được giao..)We regret khổng lồ inform you that our order No. —– is now considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông tin với các anh rằng đơn hàng của chúng tôi số…. Thì vẫn quá hạn lâu)I would like to query the transport charges which seem unusually high (Tôi muốn vướng mắc về phí vận tải – mẫu mà có vẻ cao một biện pháp bất thường)
*
Cách viết thư trong giờ Anh

Dạng 6: Apologizing (Xin lỗi)

We are sorry for the delay in replying khổng lồ … (Chúng tôi siêu xin lỗi về việc lờ đờ trả lời…)I regret any inconvenience caused (by) … (Tôi lấy làm tiếc về bất kể sự phiền phức nào tạo ra bởi…)I would lượt thích to apologise for the (delay, inconvenience)… (Tôi muốn xin lỗi mang đến sự.. Trì hoãn, bất tiện..)Once again, please accept my apologies for … (Một lần nữa, làm cho ơn gật đầu lời xin lỗi của tôi về..)

Dạng 7: Orders (Đặt hàng/hủy hàng/nhận solo đặt hàng)

Thank you for your quotation of … (Cảm ơn về báo giá của anh về..)We are pleased to place an order with your company for.. (Chúng tôi mong đặt một đơn hàng với những anh đến sản phẩm…)We would like to cancel our order n° ….. (Chúng tôi hy vọng hủy đơn hàng số…)Please confirm receipt of our order. (Làm ơn xác nhận đơn mua hàng của bọn chúng tôi)I am pleased to lớn acknowledge receipt of your order n° …..(Tôi muốn chứng thực đã nhấn đơn mua hàng của các anh số…)Your order will be processed as quickly as possible. (Đơn hàng của những anh sẽ được xử lý sớm nhất có thể)It will take about (two/three) weeks khổng lồ process your order. (Sẽ mất khoảng tầm 2/3 tuần để xử lý giao dịch của những anh)We can guarantee you delivery before …(date) (Chúng tôi bao gồm thể bảo vệ việc giao hàng trước ngày…)Unfortunately these articles are no longer available /are out of stock. (Rất tiếc món đồ đó ko còn/hết hàng)

Dạng 8: Prices (Gía cả)

Please send us your price list. (Làm ơn nhờ cất hộ cho công ty chúng tôi báo giá)You will find enclosed our most recent catalogue và price list. (Anh vui mắt xem báo giá và danh mục hàng hóa sớm nhất đính kèm)Please note that our prices are subject to lớn change without notice.(Làm ơn chú ý rằng túi tiền của chúng tôi có thể đổi khác không báo trước)We have pleasure in enclosing a detailed quotation. (Chúng tôi xin được gắn thêm kèm bảng báo giá chi tiết)We can make you a firm offer of … (Chúng tôi bao gồm thể chứng thực giá chủ yếu xác..)

5. Concluding Sentence – hoàn thành Thư

*
Cách viết thư trong giờ đồng hồ Anh

Bạn bao gồm thể kết thúc thư bằng việc áp dụng một trong số cụm từ sau tùy tình huống:

Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết ví như anh cần thêm thông tin)Please get back lớn me as soon as possible. (Hãy trả lời email mau chóng nhất có thể nhé.)I look forward lớn hearing from you soon. (Tôi rất ý muốn sớm nghe tin từ bạn.)Please vày not hesitate to liên hệ me/Please feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi giả dụ anh buộc phải thêm tin tức nhé)I would be grateful if you could attend lớn this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn giả dụ ông/bà rất có thể giải quyết vụ việc này càng nhanh càng tốt.)If you would lượt thích any further information, please don’t hesitate to tương tác me. (Nếu ông/bà đề xuất thêm tin tức gì, xin cứ tương tác với tôi.)I look forward to… (Tôi khôn cùng trông đợi…)Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy phúc đáp ngay khi những ngài có thể).

6. Signing Off: ký kết Tên

– Trường hòa hợp thân mật:

Best,Best wishes,Regards,Take care,Bye,

– trường hợp trang trọng (đã đề cập tên vào phần kính chào hỏi – Dear Mr, Mrs, Ms,…)

Best regards,Warm regards,Yours sincerely,

– trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên vào phần chào hỏi – Dear Sir/Madam,)

Yours faithfully,

7. Các Lưu Ý khi Viết Email

Không viết tắt: đề nghị viết tương đối đầy đủ I am, I will, I have seen, I vày not,… không được viết I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen,…Không cần sử dụng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate,…Không dùng động trường đoản cú want đến ngôi thiết bị nhất, hãy sử dụng would like. Không dùng động tự should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp chỉ dẫn đối tác), chỉ sử dụng cho ngôi trước tiên (xin lời khuyên). Sử dụng may hoặc could nỗ lực cho can, would vắt cho will, …Hãy lễ độ mặc dù cho đang bực tức: cần sử dụng Dear sinh sống đầu thư, và cần sử dụng Please khi ao ước yêu cầu.Hãy viết cho ngắn gọn, dẫu vậy đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không sử dụng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu nên có đầy đủ subject, verb, direct object cùng indirect object nếu như có.Hãy nhớ sử dụng và dùng đúng đắn các lốt chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, vệt hai chấm. Giả dụ 1 ý chính có không ít ý phụ, dùng dấu gạch men đầu dòng. Tinh giảm dùng hoặc hoàn hảo và tuyệt vời nhất không cần sử dụng dấu chấm than (!).Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả.Tránh lỗi ambiguity: câu, từ không ít nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ 1-1 giản, không dùng từ bác bỏ học..Cuối thư:Regards, Best Regards, 2 biện pháp này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.Sincerely Yours, dùng trong thư xin việc, thư năng khiếu nại, thư mời bởi vì mang nghĩa “chân thành”– Faithfully Yours, cần sử dụng trong thư trả lời của nhà cung cung cấp cho khách hàng, vì chưng mang nghĩa “trung thành”.
*
Cách viết e-mail trong giờ đồng hồ Anh

8. Một số Từ Viết Tắt Thường áp dụng Khi Viết Email

ASAP = as soon as possibleCC = carbon copy (khi chúng ta gửi thư mang lại quá một người, phải thêm từ này nhằm báo cho tất cả những người nhận biết các ai vẫn nhận thư)ENC = enclosure (khi chúng ta gửi hẳn nhiên thư những sách vở và giấy tờ khác)PP = per procurationem (Đây là giờ đồng hồ La-tinh, nghĩa là chúng ta ký thay cho người khác lúc viết thư; trường hợp họ không có mặt để từ ký)PS = postscript (dùng khi bạn có nhu cầu thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký kết tên – thông thường so với thư viết tay)PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng bạn đọc thư biết rằng bức thư còn được liên tục ở khía cạnh sau)RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

Như vậy, nội dung bài viết Cách viết thư trong giờ đồng hồ Anh đã được hoctronews.com ENGLISH share tới các bạn. Hy vọng, bài viết mà trung tâm ra mắt sẽ là nguồn xem thêm hữu ích cho số đông ai đã, đang và sẽ học tập tiếng Anh. Trong khi còn hết sức nhiều nội dung bài viết về những chủ đề không giống nhau trên hoctronews.com ENGLISH, chúng ta cũng có thể truy cập trang tại đây nhằm học giờ đồng hồ Anh hàng ngày nhé!

Đăng kí ngay khóa huấn luyện và đào tạo Tiếng Anh và để được trải nghiệm khóa đào tạo và huấn luyện cùng giáo viên bạn dạng xứ với những cách thức học độc đáo và tân tiến chỉ gồm tại hoctronews.com English nhé!

Các khóa đào tạo và huấn luyện Tiếng Anh tại hoctronews.com English

Khóa Anh Văn mầm non (3-6 Tuổi)

Khóa học Anh Văn Mầm Non

Khóa Anh Văn em nhỏ (6-12 Tuổi)

Khóa học tập Anh Văn thiếu hụt Nhi

Khóa Anh Văn Thanh thiếu Niên (12-18 Tuổi)

Khóa học Anh Văn thiếu Niên

Khóa Anh Văn giao tiếp Dành cho tất cả những người Lớn

*
Khóa học tập Anh Văn Giao Tiếp

Khóa Luyện Thi TOEIC, IELTS, TOEFL IBT

Khóa Luyện Thi TOEIC, IELTS, TOEFL IBT

Các chi nhánh của trung vai trung phong Anh Ngữ hoctronews.com English

Trụ sở chính

868 Mai Văn Vĩnh, Quận 7, TP. HCM.