Cách viết email báo cáo bằng tiếng anh

     

Có bao giờ bạn bồn chồn khi ngần ngừ viết thư điện tử bằng giờ đồng hồ Anh thế nào để hấp dẫn? các bạn cũng không biết sử dụng từ ngữ thay nào để bạn nhận cảm xúc hài lòng? trường hợp vậy, các bạn nên vận dụng ngay những phương pháp email tiếp sau đây để trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.

Bạn đang xem: Cách viết email báo cáo bằng tiếng anh

*
Viết e-mail bằng tiếng anh chuyên nghiệp hóa không phải là điều dễ dàng

Cấu trúc của một email thông thường 

Greeting – chào hỏiOpening comment – Câu chào hỏi ban đầuIntroduction – Giới thiệu: Nêu lí vì viết thư hoặc lời cảm ơn.Main point – câu chữ chính: có thể là một hay những đoạn văn.Concluding sentence – Kết thúc: Nêu phần đông gì bạn ước ao đợi từ tín đồ nhận thư, có thể là yêu ước sớm phản hồi hay đề nghị chạm chán mặt,…Signing of – chào kết thư

Cách viết email các bước bằng tiếng Anh

Đối với e-mail công việc bạn sẽ cần phải áp dụng ngôn ngữ trọng thể và cần để ý không được sử dụng các cách viết tắt trong tiếng Anh. Ví dụ điển hình như: I am -> I’m tuyệt I will not -> I won’t.

Greeting – kính chào hỏi

Đầu tiên, hãy bước đầu bằng bài toán gửi lời chào và biện pháp xưng hô với người nhận email. Tiêu chuẩn một thư điện tử là phải tất cả “Dear” ở đầu thư. Nếu bao gồm thể, bạn nên đính kèm cùng với tên bạn nhận. Lấy ví dụ như như: Dear Mr.A/ Mrs A/ Miss A. Nếu bạn nhận là thiếu phụ thì hãy sử dụng Mrs cho thiếu phụ đã kết hôn, Miss cho đàn bà chưa lập gia đình. Còn nếu bạn không biết tên bạn nhận thì cần sử dụng lời xin chào với mẫu mã “Dear Sir/ Madam”. Mặc dù nhiên, nên tinh giảm dùng chủng loại câu này để diễn đạt sự tôn trọng đối với người dìm email. Đây cũng là xem xét quan trọng đầu tiên khi viết thư điện tử tiếng Anh.

Nếu tín đồ nhận là người quốc tế thì các bạn hãy gọi họ bởi Last name (Họ). Ví dụ: các bạn gửi e-mail cho một người bầy ông tên là James Wilson , hãy viết phần mở màn là Dear Mr.Wilson. Còn khi người nhận là bạn Việt, chúng ta có thể gọi họ bởi tên riêng biệt hoặc bọn họ tên đầy đủ. Ví dụ: Dear Mrs.Tran Hoang Anh or Dear Mrs.Hoang Anh.

Opening bình luận – Câu chào hỏi ban đầu

Hãy cảm ơn bạn nhận email.

Đối tượng bạn có nhu cầu gửi đến là cấp trên, quý khách hàng hay đơn vị tuyển dụng? mặc dù cho là ai đi chăng nữa thì loại cảm ơn đầu thư sẽ miêu tả được thiện ý của bạn. Rộng nữa, bạn nhận cũng cảm thấy thiện cảm với dễ dàng tiếp nhận thông tin ở chỗ sau. Điều này còn hỗ trợ email của chúng ta trở nên chuyên nghiệp hóa hơn.

Bạn rất có thể tham khảo câu sau: 

Mẫu câu giờ Anh

Nghĩa giờ đồng hồ Việt

Thank you for your kind contributions khổng lồ Red Panda Conservation International.

Cảm ơn sự đóng góp của công ty cho tổ chức Red Panda Conservation

Thank you for getting back to me.

Cảm ơn về sự việc phản hồi của bạn.

Introduction – Giới thiệu

Bạn cần đề cập ngay mang lại mục đích của chính bản thân mình ngay sau lời cảm ơn. Bài toán này nhằm mục tiêu tránh lan man và tiết kiệm ngân sách và chi phí thời gian cho người đọc. Đây cũng chính là lỗi mà không ít người dân thường hay phạm phải khi viết e-mail bằng giờ Anh. Bởi vì đó, chớ quá sa đà vào những chi tiết không cần thiết để email của doanh nghiệp hấp dẫn hơn.

Nếu bạn đang viết email trả lời cho ai đó, ví dụ: người tiêu dùng hỏi về sản phẩm của khách hàng bạn và nhiều người đang viết e-mail trả lời, có thể viết là: “Thanks for contacting Beta Media”. Hoặc doanh nghiệp tuyển dụng mà chúng ta đã nộp hồ sơ vào giữ hộ lại e-mail để chứng thực một số thông tin của bạn, bạn hãy viết: “I am very happy to lớn receive your email”.

Việc bạn cảm ơn hoặc nói “tôi hết sức vui khi nhận thấy email” làm cho người đọc cảm thấy được trân trọng và được đối xử cùng với một phong thái lịch sự.

Nếu các bạn là người sở hữu động viết email, bạn hãy thay lời cảm ơn bằng việc thông báo tại sao viết email của mình cho người đọc biết. Rất có thể tham khảo một số trong những mẫu câu viết email bằng giờ Anh đến phần trình làng như:

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa giờ Việt

I am writing to make a khách sạn reservation/ lớn apply for the position of Sale Executive/ to lớn confirm my booking/ lớn ask for further information about your products.

Tôi viết thư để đặt phòng khách sạn/ để ứng tuyển mang đến vị trí chuyên viên Kinh doanh/ để chứng thực việc đặt vé/ để hiểu thêm một vài thông tin về các thành phầm của bạn

I am writing with regard to your registration of Intercontinental khách sạn Membership/ to the complaint you made on 21st October.

Tôi viết thư này liên quan đến việc đăng ký Hội viên hotel Intercontinental của quý khách/ để giải đáp số đông khiếu nại của người sử dụng vào ngày 21/10

With reference khổng lồ our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will compensate 20% of the hàng hóa for you.

Liên quan cho cuộc bàn bạc trên smartphone của chúng ta vào sản phẩm 7, tôi hy vọng thông báo cho mình về việc cửa hàng chúng tôi sẽ bồi thường cho bạn 20% cực hiếm sản phẩm

Main point – câu chữ chính

Mọi người luôn muốn đọc thư điện tử một cách gấp rút nên hãy viết nội dung chính một giải pháp ngắn gọn, rõ ràng, chăm chú đến ngữ pháp, chính tả và những dấu câu. Sau đấy là một số gợi ý cho những nội dung email phổ cập nhất mà chúng ta có thể sẽ cần dùng trong thực tế:

Making a request/ asking for information – thực hiện một yêu thương cầu/ hỏi thêm thông tin

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

Could you please let me know if you can attend our Anniversary Party/ if you are available for a meeting on 19th February?

Bạn hoàn toàn có thể vui lòng báo đến tôi biết nếu chúng ta cũng có thể tham dự buổi tiệc kỉ niệm của bọn chúng tôi/ nếu bạn có thể tham dự cuộc họp vào trong ngày 19/02?

I would appreciate it if you could send me a catalogue/ if you could reply within two days.

Tôi sẽ khá cảm ơn nếu chúng ta có thể vui lòng gửi tôi một cuốn catalogue/ nếu chúng ta có thể vui lòng hồi âm trong tầm 2 ngày

Please let me know how much the tickets cost and which promotions are currently available.

Làm ơn hãy mang đến tôi biết giá bán vé và các chương trình tặng ngay hiện có

Offering help/ giving information – Đề nghị giúp đỡ/ cung ứng thông tin

Mẫu câu giờ Anh

Nghĩa giờ Việt

We are happy lớn let you know that your article has been selected for publication.

Chúng tôi rất vui lòng thông báo rằng nội dung bài viết của các bạn đã được chọn để xuất bản

We are willing khổng lồ arrange another meeting with the manager.

Chúng tôi sẵn lòng sắp xếp một buổi họp khác với những người quản lý

Should you need any further information, please contact the hotline…

Nếu bạn cần thêm ngẫu nhiên thông tin nào, hãy vui lòng tương tác hotline…

We regret to lớn inform you that the flight has been delayed due to lớn bad weather conditions.

Chúng tôi siêu tiếc phải thông tin rằng chuyến bay đã biết thành hoãn bởi đk thời máu quá xấu

Complaining – Phàn nàn

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

I am writing to lớn express my dissatisfaction with your customer service/ to complain about the quality of your products.

Tôi viết thư này để phân trần sự không ưng ý với dịch vụ quan tâm khách sản phẩm của bạn/ nhằm khiếu nằn nì về unique sản phẩm của bạn

We regret khổng lồ inform you that your payment is considerably overdue.

Chúng tôi khôn xiết tiếc phải thông báo rằng thanh toán của chúng ta đã hết hạn sử dung quy định

I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered.

Tôi vẫn rất xem xét thông tin về việc công ty sẽ bồi thường ra làm sao về hầu như thiệt hại mà shop chúng tôi đã nên gánh chịu

Apologizing – Thư xin lỗi

Mẫu câu giờ đồng hồ Anh

Nghĩa tiếng Việt

We would like to apologize for any inconvenience caused.

Chúng tôi ước ao gửi lời xin lỗi bởi những bất tiện mà cửa hàng chúng tôi đã gây ra.

Please accept our dearest apologies for this delay.

Làm ơn hãy đồng ý lời xin lỗi tình thực của shop chúng tôi vì sự chậm chạp này.

Please let us know what we can bởi to compensate you for the damages caused.

Làm ơn hãy cho chúng tôi biết công ty chúng tôi có thể làm gì để bồi thường những thiệt hại đã gây ra.

I am afraid I will not be able to lớn attend the meeting tomorrow.

Xem thêm: Tính Chu Vi Tam Giác Thường, Công Thức Chu Vi Tam Giác Đầy Đủ Các Loại

Tôi e rằng mình ko thể tham dự cuộc họp sau này được

Attaching files – Đính kèm tệp

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa giờ đồng hồ Việt

I am sending you the contract as an attachment.

Tôi đang gửi cho chính mình hợp đồng vào phần tài liệu thêm kèm

Please, find attached the file you requested

Vui lòng tra cứu tài liệu bạn cần trong phần thêm kèm

I am afraid I cannot mở cửa the tệp tin you have sent me.

Tôi e rằng tôi quan trọng mở được những tệp đính kèm mà bạn đã gửi

Could you send it again in PDF format?

Bạn có thể gửi lại tài liệu ở định hình PDF được không?

Concluding sentence – Kết thúc

Hãy xong xuôi email bằng một câu thể hiện thông điệp mà bạn muốn gửi đi. Câu văn đó có thể thúc đẩy tín đồ đọc hành động hay chỉ dễ dàng và đơn giản là chấm dứt cuộc trò chuyện.

Bạn rất có thể tham khảo những câu kết sử dụng khi viết e-mail sử dụng giờ đồng hồ Anh được rất nhiều người sử dụng.

Mẫu câu giờ Anh

Nghĩa tiếng Việt

Thank you for your patience & cooperation

Cảm ơn bởi sự kiên trì và bắt tay hợp tác của anh/chị

I look forward khổng lồ hearing from you

Tôi hóng sự hồi âm từ anh/ chị

I’ll look forward to lớn discussing this with you further at 11 a.m Thursday

Tôi ước ao được bàn luận vấn đề này với chúng ta vào 11 giờ sáng sản phẩm công nghệ năm

If you have any questions or concerns, bởi not hesitate khổng lồ let me know

Nếu anh có bất kỳ thắc mắc hoặc thân mật nào, đừng ngần ngại cho tôi biết

Signing of 

Hãy kết thúc email một cách lịch sự. Có rất nhiều phương pháp để kết thúc thư điện tử ở trước chữ ký kết của bạn. Để biểu lộ sự chuyên nghiệp khi viết thư điện tử bằng giờ đồng hồ Anh, chúng ta nên sử dụng:

Mẫu câu giờ đồng hồ Anh

Nghĩa tiếng Việt

Sincerely

Trân trọng

Yours truly

Trân trọng

Thanks again

Cảm ơn một đợt nữa

Appreciatively

Trân trọng

Best regards

Trân trọng

Respectfully

Trân trọng

Warm regards

Trân trọng

Lưu ý: Tránh sử dụng “Best wishes”, “Cheers”, “Regards”, “Bye” vào công việc, nếu khách hàng không ao ước bị nhận xét là thiếu thốn tinh tế. Bạn nên làm dùng chúng với phần đông người bạn thân khi viết thư hỏi thăm nhau.

*
bài bác mẫu viết email bằng giờ đồng hồ anh vào công việc

Cách viết thư điện tử tiếng Anh cho bạn bè/ người quen

Greeting – chào hỏi

Tương tự như với email công việc, các bạn hãy bắt đầu bằng một lời chào hỏi. Ví dụ: Hi Mary/ Hello Mary/ Dear Mary.

Opening comment – Câu kính chào hỏi ban đầu

Giống như phần trên, bạn hãy đi nhanh vào vấn đề, mục tiêu chính của bức thư.

Mẫu câu giờ Anh

Nghĩa giờ đồng hồ Việt

Just a quick note to invite you to lớn my birthday party/ lớn tell you that we will organize a birthday buổi tiệc ngọt for my brother.

Mình chỉ mong muốn viết đôi chiếc để mời chúng ta đến buổi tiệc sinh nhật của mình/ để báo rằng chúng mình sẽ tổ chức triển khai một buổi tiệc sinh nhật mang lại em trai của mình

This is to lớn invite you to lớn join my family for dinner.

Email này nhằm mời các bạn đến bữa tối cùng mái ấm gia đình chúng tôi

I wanted khổng lồ let you know that I have just got a new job.

Tớ mong báo đến cậu biết là tớ vừa mới bao gồm một công việc mới

I’m writing to tell you about my last holiday.

Tớ viết thư nhằm kể mang đến cậu nghe về kì nghỉ dịp vừa rồi của tớ

Nhưng nếu khách hàng đang vấn đáp một bức thư thì hãy sử dụng câu “Thanks for your email, it was wonderful lớn hear from you.” (Cảm ơn về e-mail của bạn, thiệt là tuyệt vời khi được nghe tin tự bạn).

Main point – nội dung chính

Một số nội dung thông dụng khác.

Making a request/ asking for information – Đưa ra yêu cầu/ hỏi thêm thông tin

Mẫu câu giờ đồng hồ Anh

Nghĩa tiếng Việt

I was wondering if you could come and see me sometime next week.

Mình do dự không biết bạn cũng có thể đến thăm bản thân vào tuần tới không

Do you think you could điện thoại tư vấn her for me? I lost her phone number.

Bạn có thể gọi mang đến cô ấy giùm tôi không? Tôi làm mất đi số điện thoại cảm ứng thông minh của cô ấy rồi

Can you điện thoại tư vấn me back asap (as soon as possible)?

Cậu hoàn toàn có thể gọi đến tớ càng sớm càng giỏi không?

Offering help/ giving information – Đề nghị góp đỡ/ hỗ trợ thông tin

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

I’m sorry, but I can’t make it/ come tomorrow.

Tớ xin lỗi, tuy vậy ngày mai tớ cần yếu làm/ mang lại được

I’m happy lớn tell you that my brother is getting married next month.

Tôi phấn kích thông báo rằng anh trai của tớ sẽ kết hôn trong tháng tới

Do you need a hand with moving the furniture?

Bạn bao gồm cần tôi góp một tay với vấn đề chuyển đồ thiết kế bên trong không?

Would you lượt thích me lớn come early & help you clear up the place?

Cậu vẫn muốn tớ đến sớm cùng giúp cậu lau chùi và vệ sinh chỗ kia không?

Complaining – Phàn nàn

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa giờ đồng hồ Việt

I’m sorry khổng lồ say that you’re late with the payments.

Tôi hết sức tiếc yêu cầu nói rằng các bạn đã trễ hứa hẹn với những khoản thanh toán

I hope you won’t mind me saying that the place you’d recommended to lớn us wasn’t as nice as we’d expected.

Tôi mong bạn sẽ không bi đát khi tôi nói rằng nơi mà bạn nhắc nhở cho cửa hàng chúng tôi không giỏi như chúng ta mong đợi

Apologizing – Thư xin lỗi

Mẫu câu giờ Anh

Nghĩa giờ Việt

I’m sorry for the trouble I caused

ớ xin lỗi bởi những rắc rối mà tớ gây ra

I promise it won’t happen again

Tôi hứa điều này sẽ không xẩy ra một lần nữa

I’m sorry, but I can’t come lớn the wedding next month

Tôi xin lỗi dẫu vậy tôi cần yếu tham dự đám hỏi vào mon tới được

Attaching files – Tệp gắn thêm kèm

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa giờ đồng hồ Việt

I’m attaching/sending you our wedding photos

Tôi vẫn gửi kèm vào mail mang đến bạn hình ảnh cưới của chúng tôi

Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in PDF format?

Xin lỗi, mình ko mở được file đó. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?

Concluding sentence – Kết thúc

Mẫu câu tiếng Anh

Nghĩa tiếng Việt

Hope khổng lồ hear from you soon

Tớ hi vọng sẽ sớm tất cả tin tức tự cậu

I’m looking forward to lớn seeing you

Tôi rất mong được gặp mặt bạn

Signing of

Cuối cùng là xong thư bằng một trong những từ sau và cam kết tên của bạn:

Mẫu câu giờ đồng hồ Anh

Nghĩa giờ đồng hồ Việt

Thanks

Cảm ơn

Thank you

Cảm ơn bạn

With gratitude

Với lòng biết ơn

Sincerely/ Sincerely yours/ Yours sincerely/ Yours truly

Chân thành

Regards/ Best regards/ Fond regards

Trân trọng

Best wishes

Những lời chúc giỏi đẹp nhất

Love

Yêu thương

Take care

Bảo trọng, giữ lại gìn sức khỏe

Lưu ý lúc viết thư điện tử bằng giờ Anh

Giữ nội dung thư điện tử ngắn gọn

Một thư điện tử thể hiện nay sự chuyên nghiệp hóa không đề xuất quá dài. Vì không phải ai ai cũng có nhiều thời hạn để phát âm hết một email nhiều chữ và rối rắm. Hơn nữa, đôi khi người nhận cảm thấy nội dung thừa nhiều, họ hoàn toàn có thể sẽ chỉ đọc lướt.

Một lưu ý quan trọng là bạn nên áp dụng câu từ một cách ngắn gọn, rõ ràng. Đồng thời, chăm chú các lỗi về bao gồm tả, ngữ pháp cũng như kết cấu viết email tiếng Anh. Thêm nữa, một e-mail thể hiện nay sự long trọng và chuyên nghiệp không cần viết tắt. Tốt nhất có thể bạn nên áp dụng “I am writing to…” cố gắng cho “I’m writing to…”.

*
Dành thời hạn để đọc lại e-mail và chữa những lỗi sai

Dành thời gian để gọi lại cùng chỉnh sửa

Trước khi nhờ cất hộ đi, bạn phải một cách nữa cũng đặc biệt không kém, đó là đọc lại và chỉnh sửa những lỗi sai (nếu có).

Theo đó, hãy rà soát lại và đảm bảo rằng nội dung thực sự ngắn gọn với dễ hiểu. Hãy chắc chắn là rằng bạn viết đúng tên bạn nhận ở đầu thư. Cũng đề xuất xem xét lại mục đích mà chúng ta đề cập không thực sự đột ngột và miêu tả được sự tình thật và thiện ý của mình.

Sau khi hoàn tất các bước, kiểm soát lại lần nữa showroom người nhận sẽ đúng chưa. Tiếp nối nhấn gửi với đợi bình luận từ người nhận.

Trên đây là cách viết email bằng giờ đồng hồ Anh mà chúng ta nên tuân hành để biểu đạt sự chuyên nghiệp và định kỳ sự. Đôi khi 1 chiếc e-mail cũng rất có thể đánh giá bán được năng lực tương tự như sự tráng lệ và trang nghiêm của bạn. Vì chưng đó, cẩn trọng từ hồ hết điều nhỏ dại nhất là vô cùng bắt buộc thiết.

Viết email bằng giờ Anh tiện lợi hơn cùng hoctronews.com

Để khả năng viết e-mail tiếng Anh của công ty trở nên chuyên nghiệp hơn, tất cả rất nhiều cách để rèn luyện. Vào đó, đăng ký khóa đào tạo tiếng Anh trên hoctronews.com là đầu tư hữu ích nhất. Vị bạn không chỉ có viết email tiện lợi mà còn nhuần nhuyễn cả 4 kỹ năng trong tiếng Anh.

*
Sự tâm huyết của gia sư là yếu tố giúp bạn cải thiện tiếng anh cấp tốc chóng

Tại hoctronews.com, cửa hàng chúng tôi sở hữu đội ngũ giáo viên chuẩn quốc tế cùng cách thức học tương xứng với từng khóa học. Nhờ vào đó, viết email bằng giờ Anh không thể là vấn đề khiến cho bạn bối rối nữa.

Để cải thiện các kĩ năng tiếng Anh và đụng gần hơn đến mong mơ của mình, trung vai trung phong Anh ngữ hoctronews.com đã là fan đồng hành đáng tin cậy của bạn.

Giờ đây, câu hỏi viết e-mail bằng giờ Anh sẽ thuận tiện và bài bản hơn vô cùng nhiều. Sát bên việc vâng lệnh với số đông hướng dẫn này, bạn cũng cần phải linh hoạt để cân xứng với tính chất không giống nhau của mỗi email.